Phần mềm ERP là một giải pháp công nghệ hữu ích cho các doanh nghiệp quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh. Khác với các phần mềm nhằm hỗ trợ quản lý doanh nghiệp, ERP là hệ thống bao gồm nhiều phân hệ khác nhau, mỗi phân hệ sẽ giải quyết yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh.
Phần mềm ERP là gì?
ERP (Enterprise Resource Planning) có nghĩa là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Phần mềm ERP được hiểu đơn giản là 1 mô hình công nghệ all-in-one, có tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các module của 1 gói phần mềm duy nhất. Từ đó, giúp doanh nghiệp tự động hoá từ A đến Z các hoạt động liên quan tới tài nguyên.
Mục đích của phần mềm ERP là tạo ra hệ thống dữ liệu tự động, hợp nhất và xuyên suốt qua tất cả phòng ban và trong khâu hoạt động như: quản lý mua hàng, quản lý nhân sự, quản lý sản xuất…
Hệ thống ERP đầy đủ sẽ gồm các phân hệ như sau:
- Kế toán tài chính (Finance)
- Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
- Quản lý mua hàng (Purchase Control)
- Bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
- Quản lý dự án (Project Management)
- Quản lý nhân sự (Human Resource Management)
- Service Management – Quản lý dịch vụ
- Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)
- Báo cáo thuế (Tax Reports)
- Báo cáo quản trị (Management Reporting)
Một số phần mềm ERP doanh nghiệp có thêm các giải pháp liên kết. Cụ thể là liên kết module cố định với thiết bị hỗ trợ như:
- Điện thoại di động
- Thiết bị quét mã vạch
- Máy tính cầm tay
- …
Bản chất của việc triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP
Để phân biệt phần mềm ERP với các giải pháp doanh nghiệp khác sẽ dựa trên 4 đặc điểm sau:
- ERP là một hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh hợp nhất. Mọi thành viên trong doanh nghiệp (từ quản lý đến nhân viên), mọi công đoạn và phòng ban chức năng đều xâu chuỗi thành quá trình hoạt động sản xuất – kinh doanh có trật tự.
- ERP là hệ thống phần mềm hỗ trợ, không phải dây chuyền sản xuất tự động thay thế sức người.
- ERP là hệ thống quản lý tình hình hoạt động theo kế hoạch và quy tắc rõ ràng. Nhiệm vụ cụ thể của nhân viên cần được xác định trước, với quy định nhất quán và chặt chẽ.
- ERP là một hệ thống liên kết giữa các phòng, ban trong công ty. Qua đó có thể cùng làm việc, cộng tác, trao đổi qua lại và không hoạt động riêng lẻ.
Lợi ích của việc triển khai phần mềm ERP đối với doanh nghiệp
Vì tất cả quy trình làm việc của doanh nghiệp đều được thực hiện trên ERP, nên sẽ có một cơ sở dữ liệu tập trung duy nhất. Đó là tiền đề cho việc phân tích các dữ liệu theo nhiều góc độ khác nhau. Từ đó, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh.
Những lợi ích của phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp bao gồm:
Phần mềm ERP giúp kiểm soát thông tin tài chính
Thông thường, thông tin tài chính cần phải được tập hợp số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau. Điều đó khiến cho số liệu sẽ có độ chênh lệch nhất định. Khi dùng phần mềm erp, những thứ liên quan đến tài chính sẽ được tổng hợp lại ở một nơi. Sẽ có một phiên bản duy nhất và xuyên suốt tất cả các phòng ban, cơ sở. Trường hợp có một con số thay đổi thì những thông tin liên quan đều được tự động tính toán. Sau đó, thông tin sẽ hiển thị lại trùng khớp, giúp hạn chế xảy ra tiêu cực tài chính trong doanh nghiệp.
Nhờ phần mềm, những doanh nghiệp lớn không cần đợi đến cuối tháng hoặc quý để tổng hợp số liệu. Bất cứ khi nào muốn xem báo cáo tài chính, chỉ cần nhìn vào những con số cuối cùng của dữ liệu trên ERP.
Phần mềm quản trị ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc
Doanh nghiệp càng lớn sẽ có quy trình làm việc nhiều bước qua nhiều khâu như mạng lưới phức tạp. Tốc độ dòng công việc sẽ phụ thuộc vào hai yếu tố đó là: có xác định được đúng nơi để chuyển dữ liệu đến và trong quá trình chuyển giao có gặp phải chướng ngại gì không.
Rõ ràng hơn, việc chuyển chứng từ bằng giấy sẽ không thể bằng tốc độ của chứng từ điện tử. Hoặc việc hàng hoá vận chuyển từ kho đến các cơ sở kinh doanh sẽ nhanh chóng nhờ vào quyết định được đồng bộ lên hệ thống ERP.
Phần mềm giúp hạn chế sai sót khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu
Thực tế là nhiều doanh nghiệp gặp rắc rối do nhầm lẫn dữ liệu khi qua những bộ phận khác nhau. Những sai lầm dù nhỏ nhưng sức ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ làm việc của cả quy trình. Từ đó, có thể làm xấu hình ảnh doanh nghiệp, giảm tính minh bạch và gây mất đoàn kết nội bộ.
Khi dùng ERP, chỉ cần nhập dữ liệu một lần duy nhất bởi người đầu tiên. Sau đó, mọi dữ liệu sẽ được lưu trữ lên hệ thống. Bất cứ một nhân viên nào trong doanh nghiệp đều có thể tiếp cận với dữ liệu gốc này mà không phải một phiên bản sai lệch.
ERP giúp dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên
Chức năng Audit track (tìm vết) của phần mềm ERP cho doanh nghiệp giúp nhanh chóng tìm ra nguồn gốc của những bút toán cần kiểm tra và những nhân viên liên quan.
Bên cạnh đó, việc giám sát quá trình làm việc của nhân viên cũng được tối ưu. Nhà quản lý chỉ cần mở giao diện của ERP là có thể biết được kết quả làm việc của tất cả nhân viên.
Một số phần mềm ERP còn có thêm tính năng phân tích cơ sở dữ liệu để biết được thế mạnh của nhân viên và gán họ vào vị trí phù. Từ đó, nhà quản lý sẽ không mất quá nhiều thời gian cho công đoạn này.
Phần mềm ERP giúp tạo ra mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
ERP thường tích hợp tính năng liên lạc nội bộ giữa những người dùng thuộc cùng hệ thống. Ví dụ như việc trò chuyện riêng hoặc cập nhật trạng thái cá nhân giống như cơ chế hoạt động của mạng xã hội.
Phần mềm ERP phù hợp với các doanh nghiệp nào?
Nếu doanh nghiệp gặp phải những tình huống sau thì nên cân nhắc triển khai phần mềm ERP:
- Doanh nghiệp thường xuyên gặp sai sót và nhầm lẫn trong các hoạt động xuất, nhập và chuyển dữ liệu. Ví dụ như: giao hàng nhầm cho khách, chồng chéo thông tin của hóa đơn…
- Hệ quả là các nguồn lực trong doanh nghiệp không thể phối hợp nhịp nhàng và đưa ra quyết định chính xác.
- Doanh nghiệp tăng nhanh về khối lượng giao dịch kinh doanh. Từ đó làm cho doanh nghiệp khó có thể kiểm soát được các dòng chảy thông tin.
- Doanh nghiệp đang làm việc với bộ máy cồng kềnh nhưng hiệu quả rất kém.
Các bước trong quy trình triển khai phần mềm ERP
Bước 1: Xác định nhu cầu của doanh nghiệp
Bước này giúp các doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu, phạm vi dự án,… để có giải pháp phù hợp. Triển khai ERP là một thử thách nhưng nếu doanh nghiệp chuẩn bị tốt sẽ có thể mang đến lợi tức đầu tư rất lớn.
Bước 2: Tìm kiếm một nhà lãnh đạo phù hợp
Khi chọn được một ứng dụng, doanh nghiệp phải tìm một người quản lý dự án uy tín, chất lượng. Nhà lãnh đạo sẽ đóng vai trò “đầu tàu” của kế hoạch, đảm bảo mọi việc phù hợp với mục tiêu đã đề ra.
Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP
Khi chọn lựa bất kỳ nhà cung cấp nào, doanh nghiệp nên đặt ra những câu hỏi như sau:
- Liệu giải pháp có giúp doanh nghiệp nổi bật thêm lợi thế cạnh tranh?
- Có thể giúp doanh nghiệp dẫn đầu trong thị trường kinh doanh?
- Giải pháp có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp?
- Giải pháp có hợp với mô hình hoạt động kinh doanh?
Bước 4: Cài đặt phần mềm ERP
Việc cài đặt phần mềm cũng là tiêu chí dùng để đánh giá hoạt động kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp. Bên cạnh đó là tái thiết kế lại các quy trình kinh doanh thành những quy trình tiêu chuẩn.
Nhà phát triển phần mềm sẽ có trách nhiệm cài đặt hệ thống và xây dựng cơ sở hạ tầng. Giai đoạn này sẽ tốn khá nhiều thời gian và chi phí.
Bước 5: Di chuyển dữ liệu
Bước tiếp theo của việc triển khai ERP là di chuyển dữ liệu doanh nghiệp sang hệ thống mới để sử dụng trên một nền tảng duy nhất.
Bước 6: Thử nghiệm
Sau khi nhà cung cấp kiểm tra và đảm bảo về chất lượng của hệ thống sẽ cho doanh nghiệp thời gian trải nghiệm thử. Qua đó có thể đánh giá sự phối hợp đồng bộ của các bộ phận.
Bước 7: Cung cấp khóa đào tạo cho nhân viên
Thông thường, nguyên nhân làm gián đoạn hoạt động sau khi triển khai ERP là do vấn đề về đào tạo. Do đó, bước này vô cùng quan trọng. Việc đào tạo người dùng thường mất nhiều thời gian và nỗ lực đến từ phía nhân viên và doanh nghiệp.
Bước 8: Không ngừng cải thiện hệ thống ERP
ERP chỉ có hiệu quả lâu dài khi doanh nghiệp liên tục đầu tư và cải thiện. Do đó, doanh nghiệp nên kiểm tra phần mềm mỗi năm một lần.
Những lưu ý khi triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp
Các doanh nghiệp trước khi triển khai phần mềm ERP cần lưu ý những điều sau:
Chi phí triển khai ERP
Trước khi triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp nên lưu ý về chi phí. Phần mềm được chi trả một lần hay theo tháng, các khoản chi phí cần biết như phí khởi tạo hệ thống, phí đào tạo, mua thêm dung lượng…
Ngoài ra, nếu doanh nghiệp muốn chỉnh sửa, bổ sung thêm tính năng mới sẽ phải chịu thêm các loại chi phí. Vì vậy, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp phần mềm đưa bảng giá chi tiết nhất.
Di chuyển dữ liệu
Nên tham khảo ý kiến của nhà cung cấp phần mềm ERP về việc phải chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ hay nhập tay dữ liệu lên hệ thống. Hoặc nhà cung cấp phần mềm có hỗ trợ nhập dữ liệu ban đầu không?
Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian và đẩy nhanh tiến độ triển khai phần mềm.
Tập huấn, đào tạo
Doanh nghiệp cần phải đảm bảo nhà cung cấp phần mềm sẽ hỗ trợ đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống. Do đó, cần biết thời gian cũng như các khoản chi phí cho các buổi đào tạo.
Cập nhật và bảo trì phần mềm
Những vấn đề liên quan đến cập nhật hệ thống và bảo trì, doanh nghiệp cần hỏi rõ với nhà cung cấp phần mềm. Bên cạnh đó, cần nắm rõ quy trình thay đổi số lượng người dùng, thêm tính năng mới, tùy chỉnh báo cáo hoặc các thay đổi khác.
Phần mềm ERP và những rủi ro tiềm ẩn
Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các công đoạn, quy trình làm việc. Tuy nhiên, việc sử dụng ERP cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro lớn về mặt kỹ thuật.
Cụ thể như nếu có phát sinh vấn đề trong một công đoạn sẽ khiến toàn bộ quy trình bị trì trệ. Hoặc khi doanh nghiệp đem một quy trình chưa được chuẩn hoá áp vào hệ thống tổng thể và vận hành lâu dài thì sẽ gây ra những thất thoát rất lớn.
Nguyên nhân là do trong một hệ thống ERP, tất cả những phân hệ như: Kế toán tài chính, quản lý dự án, quản lý mua hàng, lập kế hoạch, quản lý sản xuất, quản lý bán hàng và phân phối… đều sử dụng chung dòng dữ liệu. Nếu có một thay đổi nhỏ sẽ dẫn đến sự thay đổi của cả hệ thống. Do đó, một lỗi nhỏ trong quy trình, khi lên ERP có thể biến thành lỗi diện rộng.
Các doanh nghiệp đang có dự định triển khai phần mềm ERP nhưng đang có nhiều vướng mắc. Hãy liên hệ với Kdigi để được tư vấn cụ thể.
Thông tin liên hệ:
-
Địa chỉ: số 27, đường B2, khu dân cư Hưng Phú 1, P. Hưng Phú, Q. Cái Răng, TP. Cần Thơ.
-
Hotline: 0868 567 868
-
Email: lienhe@kdigi.vn
-
Website: https://cms.kdigi.vn/
Tham khảo thêm: https://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_resource_planning